Abrir empresa ou abrir actividade: qual escolher?

Vai começar um negócio e já lhe disseram que precisa de abrir uma empresa. Talvez precise. Mas há muita gente a constituir sociedade quando, no ponto em que está, bastava abrir actividade nas Finanças e ficava a pagar bastante menos todos os meses.

E há o erro contrário, tão comum quanto esse: ficar anos em recibos verdes quando o volume de facturação e o risco do negócio já pediam outra estrutura há muito tempo.

Qual é a diferença entre abrir empresa e abrir actividade?

Abrir actividade nas Finanças é registar-se para trabalhar por conta própria. Continua a ser você, com o seu nome e o seu número de contribuinte, a passar recibos. Não nasce nenhuma entidade nova.

Constituir uma empresa é criar uma pessoa colectiva, separada de si, com o seu próprio número, a sua própria contabilidade e o seu próprio património. A empresa passa a ser a dona do negócio, e você passa a ser sócio e gerente dela.

Parece uma distinção técnica, mas é ela que determina quase tudo o resto: quanto paga por mês, com que património responde, e o que consegue fazer no mercado.

O que custa mais por mês?

A actividade em nome individual é claramente mais leve no arranque. Não há taxa de constituição, e enquanto se mantiver dentro do regime simplificado não é obrigatório ter contabilidade organizada. Existe ainda uma isenção de contribuições no início da actividade, que dá algum fôlego nos primeiros meses.

A empresa tem custos fixos desde o primeiro dia. Contabilista certificado obrigatório, todos os meses, mesmo nos meses em que não facturar nada. E os gerentes têm enquadramento próprio na Segurança Social, com contribuições que começam a correr independentemente de a empresa estar a vender.

É isto que apanha muita gente desprevenida. Abre a empresa em janeiro convencida de que só começa a pagar quando começar a receber, e em abril já tem três meses de despesa fixa acumulada.

Respondo com o meu património pessoal?

Na actividade em nome individual, sim. Não há separação entre o seu património e o do negócio. Se o negócio contrair dívidas, elas são suas.

Numa sociedade por quotas, a regra é a responsabilidade limitada ao capital social. Mas atenção: essa protecção não é um escudo absoluto. Um gerente pode responder pessoalmente por dívidas fiscais e contributivas da empresa quando não cumpre os deveres que lhe cabem, e é aí que muita gente descobre que ter sociedade não a dispensa de fazer as coisas bem.

Se o seu negócio envolve stock, obra, equipamentos caros, contratos com penalizações ou trabalhadores, este ponto sozinho pode decidir a escolha.

Que sinais mostram que chegou a hora da empresa?

Alguns são evidentes, outros só se notam quando já custou dinheiro.

• Vai ter sócios. Dois nomes num negócio sem sociedade é uma discussão à espera de acontecer;
• Vai contratar. A partir daí há obrigações que pedem outra estrutura;
• Os seus clientes são empresas e algumas já lhe pediram facturação em nome de sociedade;
• O risco cresceu. Stock, obra, transporte, equipamento, contratos com penalizações;
• Vai buscar financiamento ou candidatar-se a apoios que exigem pessoa colectiva;
• A facturação subiu ao ponto de o regime simplificado deixar de compensar.

Se reconheceu dois ou três destes pontos, provavelmente já passou o momento em que a mudança fazia sentido.

Posso começar numa e mudar para a outra depois?

Pode, e é o caminho mais comum entre quem chega a Portugal e começa do zero. Abre actividade, testa o negócio com pouca despesa fixa, percebe se aquilo tem pernas, e constitui a sociedade quando os números justificam.

A mudança não é automática nem instantânea. Há que constituir a sociedade, tratar da passagem da actividade, avisar clientes e fornecedores, e acertar contas do que ficou para trás. Feito com antecedência, corre bem. Feito à pressa em cima de um contrato novo, dá dores de cabeça.

Se está agora a começar por conta própria, veja também o que escrevemos sobre o primeiro ano de recibos verdes e Segurança Social e sobre os cuidados de quem trabalha como independente.

E se eu abrir empresa cedo de mais?

Fica com uma estrutura a consumir dinheiro antes de o negócio o gerar. Contabilidade, contribuições da gerência e obrigações declarativas que continuam a existir mesmo quando não há actividade nenhuma.

O pior cenário é o da empresa parada que ninguém encerrou. Deixa de facturar, mas as obrigações não desaparecem sozinhas, e um ano depois há coimas de declarações em falta somadas a uma dívida que já entrou em execução fiscal. Se isso já lhe aconteceu, vale a pena ler sobre dívidas nas Finanças, porque tem solução, mas quanto mais cedo melhor.

Porque é que isto se decide numa consultoria?

Porque a resposta certa não vem de uma regra geral, vem dos seus números. Quanto espera facturar, com que margem, com que despesas, com que risco, com quantas pessoas e a partir de quando.

Numa consultoria empresarial pomos isso em cima da mesa e comparamos os dois cenários com o seu caso concreto: quanto lhe custa por mês cada caminho, o que ganha e o que perde em cada um, e em que momento faz sentido mudar. Sai de lá com uma decisão fundamentada, não com uma opinião.

É um serviço marcado e pago, e é assim de propósito. Uma hora bem gasta antes de abrir vale mais do que um ano a corrigir a estrutura errada.

A sessão pode ser presencial, no escritório da Amadora, ou online. Quem vive longe faz na mesma, e quem ainda está fora de Portugal também: há muita coisa desta decisão que se ganha em tratar antes de chegar.

Que passos dar antes de decidir

1. Escreva o que vai vender, a quem, e a que preço, ainda que por estimativa;
2. Estime a facturação do primeiro ano, e depois corte um terço, para ser realista;
3. Liste as despesas fixas que existem mesmo sem vendas;
4. Avalie o risco: dívidas possíveis, contratos, stock, pessoas;
5. Confirme se vai ter sócios e em que proporção;
6. Marque a consultoria com esses dados na mão, para a análise ser sobre o seu negócio e não sobre uma hipótese.

Se já decidiu pela sociedade, o passo seguinte é perceber a conta toda. Veja quanto custa abrir uma empresa em Portugal e o que a taxa do Estado não inclui.